Ανεξάρτητα από το αν είστε φοιτητής ή στοχεύετε στην ενίσχυση της καριέρας σας, η συστατική επιστολή αποτελεί ένα εξαιρετικά σημαντικό συνοδευτικό «χαρτί» για το βιογραφικό σας.
Εάν, λοιπόν, σκοπεύετε να υποβάλετε αίτηση για μία θέση εργασίας ή για κάποιο πρόγραμμα σπουδών, η ProfessionAid σας προτείνει να συλλέξετε ισχυρές συστάσεις που επιβεβαιώνουν τις δυνατότητές σας γραπτώς!
Συστατική επιστολή: Τι είναι;
Δεν είναι παρά ένα έγγραφο που συντάσσεται από ανθρώπους που σχετίζονται με το περιβάλλον σας, όπως πρώην εργοδότες, συναδέλφους, καθηγητές κ.ά., οι οποίοι αξιολογούν τις ικανότητες, τα χαρακτηριστικά και το επίπεδο γνώσεων που κατέχετε επαγγελματικά ή μαθησιακά.
Εάν συντάσσεται, μάλιστα, από ανθρώπους του επαγγελματικού περιβάλλοντός σας, το έγγραφο αυτό πρέπει να περιλαμβάνει τα καθήκοντα, τη διάρκεια απασχόλησης και τα προσόντα σας στον προηγούμενο ρόλο σας.
Γιατί είναι απαραίτητη η συστατική επιστολή;
Από τη στιγμή που ο ανταγωνισμός συνεχώς αυξάνεται, πολλές εργοδότριες εταιρείες ζητούν περαιτέρω πληροφορίες και συστάσεις σχετικά με τα cv skills του υποψηφίου, καθώς και με το πώς μπορεί εκείνος να συνεισφέρει πρακτικά στην επιχείρηση.
Πιο συγκεκριμένα, μία συστατική επιστολή:
- Μειώνει το άγχος που νιώθει ο μελλοντικός σας εργοδότης σχετικά με την πρόσληψή σας. Μία επαγγελματική επιστολή κάνει την επιλογή σας να μοιάζει μικρότερου ρίσκου, από την υποψηφιότητα χωρίς συστάσεις.
- Βγάζει τον recruiter από τη δύσκολη θέση να κάνει background check των προσόντων σας.
- Οι συστάσεις αποτελούν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα από μόνες τους, αλλά η καλογραμμένη επιστολή σίγουρα θα αναβαθμίσει την αίτησή σας, όπου κι αν απευθύνεται αυτή.
Το ίδιο, ακριβώς, συμβαίνει και με τα εκπαιδευτικά ιδρύματα, καθώς μία συστατική επιστολή από καθηγητή μπορεί να αναδείξει τα ακαδημαϊκά προσόντα ενός σπουδαστή, ενισχύοντας κατά πολύ τις πιθανότητες εισαγωγής του στο πρόγραμμα της αρεσκείας του.
Σημειώστε πως η πλειοψηφία των πανεπιστημιακών ιδρυμάτων ζητά δύο συστατικές επιστολές, ενώ αρκετά προγράμματα υποτροφιών ζητούν μέχρι και 3!
Συστατικές επιστολές: Πόσα είδη υπάρχουν;
Φυσικά, οι συστατικές επιστολές διαφέρουν ανάλογα με τον παραλήπτη και τον σκοπό τους – ωστόσο, υπάρχουν ορισμένοι «κανόνες» για κάθε είδος. Είστε έτοιμοι να κρατήσετε σημειώσεις;
Συστατική επιστολή από εργοδότη
Ξεκινάμε με τη συστατική επιστολή από εργοδότη, που είναι αμιγώς επαγγελματικής φύσεως και μπορεί να γραφτεί από τον τρέχοντα ή κάποιον πρώην εργοδότη ή προϊστάμενό σας.
Αναμφίβολα, σκοπός του εγγράφου είναι να αναφέρεται στο επαγγελματικό σας υπόβαθρο, στην απόδοσή σας εν ώρα εργασίας και να πιστοποιεί την εμπειρία και τις δυνατότητές σας, προτείνοντάς σας για την εκάστοτε θέση απασχόλησης ή σπουδών.
Η καλή συστατική επιστολή από εργοδότη περιλαμβάνει:
- Στοιχεία από τη θέση (είτε εργασιακή, είτε εκπαιδευτική) στην οποία απευθύνεται η επιστολή. Όσο πιο στοχευμένη είναι, τόσο το καλύτερο. Αν όμως σκοπεύετε να τη χρησιμοποιήσετε σε περισσότερες από μία αιτήσεις εργασίας ή σπουδών, αναφέρετε στον συντάκτη της επιστολής τον γενικότερο κλάδο στον οποίο θα κινηθείτε. Έτσι, θα είναι σε θέση να στοχεύσει την επιστολή προς κάποια γενικότερη κατεύθυνση, που θα παραμένει στοχευμένη.
- Στοιχεία από τη θέση που είχατε ή έχετε στην επιχείρηση από την οποία λαμβάνεται συστάσεις, όπως τις αρμοδιότητές σας, τον τίτλο σας και το χρόνο που εργαστήκατε εκεί, ως τη στιγμή της σύνταξης της επιστολής.
- Τα επιτεύγματά σας! Οι επαγγελματικές σας επιτυχίες, όπως το κλείσιμο μιας συμφωνίας ή κάποια προαγωγή, αναδεικνύονται καλύτερα όταν τα περιγράφουν άλλοι για μας, παρά εμείς οι ίδιοι. Βεβαιωθείτε πως η επιστολή σας περιλαμβάνει κάποιο επίτευγμά σας, ακόμη κι αν εκείνο είναι μία ικανότητα ή μία δεξιότητα που σας χαρακτηρίζει.
Φροντίστε να εφοδιάσετε τους εργοδότες σας με πληροφορίες σχετικά με την επιστολή που θέλετε να συντάξουν. Είναι πολύ πιθανό να σας ζητήσουν να συντάξετε εσείς το κείμενο και να τους το δώσετε για review και υπογραφή. Το ίδιο μπορεί να συμβεί και με καθηγητές σας (διαβάστε περισσότερα αμέσως παρακάτω).
Αν, λοιπόν, σας έχει ζητηθεί να γράψετε μία ή περισσότερες επιστολές εσείς, αλλά δεν είστε σίγουροι για το αποτέλεσμα που μπορείτε να καταφέρετε, στην ProfessionAid μπορούμε να δημιουργήσουμε για σας τη συστατική επιστολή που θα σας χαρίσει το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα που χρειάζεστε για τις αιτήσεις σας.
Extra tip: Αν γράψετε μόνοι σας τις συστάσεις σας, έχετε τη δυνατότητα να τις κάνετε πιο στοχευμένες για κάθε επιχείρηση και κάθε μεταπτυχιακό ξεχωριστά. Έτσι, δε θα έρθετε στην αμήχανη θέση να ζητήσετε από τον εργοδότη σας να συντάξει πολλαπλές επιστολές, παρά μόνο να τις υπογράψει!
Συστατική επιστολή από καθηγητή
Για να φοιτήσετε σε ένα κορυφαίο πανεπιστήμιο, ενδεχομένως να σας ζητηθεί από την αρμόδια επιτροπή μία συστατική επιστολή ακαδημαϊκού χαρακτήρα. Υπάρχει καλύτερος συντάκτης από τους ίδιους τους εκπαιδευτικούς σας;
Επιλέξτε καθηγητές οι οποίοι θα εξαίρουν τα επιτεύγματα, τις ικανότητες και την απόδοσή σας. Προηγουμένως, όμως, ενημερώστε τους σχετικά με το προπτυχιακό ή το μεταπτυχιακό πρόγραμμα που σας ενδιαφέρει, ώστε να παράσχουν όσο πιο στοχευμένες πληροφορίες γίνεται.
Φροντίστε να ζητήσετε συστάσεις εγκαίρως, μιας και οι καθηγητές σας έχουν πολύ πιεσμένο πρόγραμμα και ενδέχεται να καθυστερήσουν να σας παρέχουν το έγγραφο που χρειάζεστε. Αν οι προθεσμίες υποβολής δικαιολογητικών ή βιογραφικών λήγουν άμεσα, τονίστε με ευγενικό τρόπο το επείγον του ζητήματος. Καλό είναι όμως να τα έχετε συγκεντρώσει όλα αρκετά νωρίτερα, διότι οι φάκελοι τελευταίας στιγμής, κρύβουν αρκετά λάθη.
Όπως αναφέραμε ακριβώς παραπάνω, είναι πολύ πιθανό και οι καθηγητές σας να σας ζητήσουν να γράψετε μόνοι σας τη συστατική επιστολή σας. Έπειτα, θα χρειαστεί να τους την παραδώσετε για υπογραφή και έλεγχο, μαζί με τα αποδεικτικά που θα σας ζητήσουν, όπως για παράδειγμα την αναλυτική σας βαθμολογία και εργασίες που έχετε διεκπεραιώσει στα πλαίσια των μαθημάτων τους.
Αν η σύνταξη μιας ακαδημαϊκής επιστολής σας αγχώνει και επιθυμείτε ένα τέλειο αποτέλεσμα για το φάκελο σας, η ProfessionAid μπορεί να σας παρέχει υποδείγματα συστατικών επιστολών γραμμένες στα μέτρα σας με συνταγές αποδεδειγμένης επιτυχίας.
Συστατική επιστολή «προσωπικής αναφοράς»
Η συγκεκριμένη επιστολή αποστέλλεται στους recruiters ως ένδειξη των προσωπικών ιδιοτήτων σας. Το άτομο που τη συντάσσει δε χρειάζεται να έχει συνεργαστεί μαζί σας επαγγελματικά, αρκεί να μπορεί να μιλήσει για τον χαρακτήρα σας. Συνήθως, για τον εν λόγω τύπο συστατικών επιστολών, επιλέγονται πρόσωπα όπως ο προπονητής σας σε ένα άθλημα, ένας συνεργάτης σας σε μία εθελοντική δραστηριότητα ή κάποιος στενός φίλος σας.
Όσο κι αν σας εκπλήσσει, αυτές οι αναφορές κρίνονται ως ζωτικής σημασίας για ορισμένους recruiters, καθώς τους βοηθούν να ερευνήσουν κατά πόσο η προσωπικότητά σας ταιριάζει με την κουλτούρα της επιχείρησής τους.
Ο τύπος αυτής της συστατικής επιστολής βρίσκει αντίκρυσμα κυρίως στον ιδιωτικό τομέα και δεν αναγνωρίζεται από μεταπτυχιακά. Στα πανεπιστημιακά προγράμματα επιθυμούν συνήθως συστάσεις από ακαδημαϊκούς και ελλείψει αυτών, από εργοδότες.
3 +1 Tips για μία «ισχυρή» συστατική επιστολή
Μία συστατική επιστολή μπορεί να αποτελέσει ένα μεγάλο πλεονέκτημα για τη μελλοντική σας σταδιοδρομία. Μπορείτε, λοιπόν, να χρησιμοποιήσετε ως «υπόδειγμα» άριστης συστατικής επιστολής, τα παρακάτω χρήσιμα tips, ώστε να διασφαλίσετε την επιτυχία της!
- Επιλέξτε κάποιον που σας γνωρίζει αρκετά, ώστε να σας προωθήσει με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, και όχι κάποιον που απλώς είναι expert στον κλάδο. Μη ξεχνάτε, το ζητούμενο είναι η συστατική επιστολή να περιέχει θετικά σχόλια και μηνύματα για εσάς!
- Ζητήστε συστάσεις από εργοδότες και καθηγητές που έχουν πράγματι διαπιστώσει τα προσόντα σας και εκτιμούν την επαγγελματική σας εμπειρία και πορεία.
- Ζητήστε τη σύσταση αυτοπροσώπως και έγκαιρα, εξηγώντας τον σκοπό της. Ακόμη, μπορείτε να αναφέρετε συγκεκριμένα πεδία που επιθυμείτε να περιλαμβάνονται στην επιστολή, τονίζοντας, παράλληλα, ότι δεν πρέπει αυτή να υπερβαίνει τη μία σελίδα.
+1: Ευχαριστήστε θερμά και εκ των προτέρων τους ανθρώπους που θα αφιερώσουν χρόνο, ώστε να συντάξουν την επιστολή για εσάς, προδιαθέτοντάς τους ακόμη πιο θετικά! Αν και είναι μέσα στις άτυπες υποχρεώσεις των εργοδοτών και των καθηγητων σας οι συστάσεις, παραμένει δική τους η επιλογή των ατόμων στους οποίους θα δώσουν συστατική επιστολή. Μην προσπαθήσετε να τους καλοπιάσετε, απλώς δείξτε πως εκτιμάτε την προσφορά τους.
Μία συστατική επιστολή προς κάθε ενδιαφερόμενο
Η συστατική επιστολή είναι η ιδανική «ντάμα» για το CV σας, ώστε αυτό να θεωρείται ολοκληρωμένο και άρτιο. Το βιογραφικό σας, φυσικά, ενδυναμώνουν και άλλου τύπου συνοδευτικά έγγραφα, όπως είναι το cover letter ή η ευχαριστήρια επιστολή μετά τη συνέντευξη.
Γι’ αυτόν, ακριβώς, τον λόγο, στην ProfessionAid συντάσσουμε συνοδευτικές επιστολές για το βιογραφικό σας, επιστρατεύοντας το κατάλληλο επικοινωνιακό ύφος κάθε φορά, ανάλογα με τον παραλήπτη!
Αποκτήστε μία συστατική επιστολή προς κάθε ενδιαφερόμενο από ένα άτομο που έχει σχέση με ένα επίτευγμά σας (εργασιακό ή μαθησιακό) για να μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε σε αιτήσεις τελευταίας στιγμής. Φυσικά, οι καλύτεροι φάκελοι είναι οι στοχευμένοι φάκελοι, αλλά οι φάκελοι που είναι καταδικασμένοι να αποτύχουν, είναι εκείνοι που δε στείλατε ποτέ! Γιατί, λοιπόν, να σας σταθούν εμπόδιο σε απρόοπτες ευκαιρίες τα ελλιπή δικαιολογητικά;